Иммиграция в Канаду. Подтверждение опыта работы. Как писать Reference letter

Для иммиграции в Канаду по программе Skilled Worker, конечно же, потребуется доказать свой опыт работы. Казалось бы, что может быть проще, вот трудовая книжка, вот трудовой договор! Однако не все так просто. В Канаде, как и в Америке доказательством опыта работы является Reference Letter и визовому офицеру будут не очень то интересны наши трудовые книжки. В этой статье я расскажу как должно выглядеть эталонное Reference letter, что делать, если Reference Letter получить не удается, какие еще документы могут служить доказательством трудовой деятельности.

Эталонное Reference Letter

Не стоит путать Recommendation letter, которое часто можно найти в интернете при попытке найти Reference letter и Reference letter который нужен для профиля Express Entry или провинциальных программ. Как я уже упоминала в статье про подготовку к созданию профиля Express Entry, описание Reference letter можно найти в Document Checklist на сайте CIC:

Work-Experience

Можно увидеть, что CIC не интересует какой хороший Вы были работник, каких успехов Вы достигли за время работы и какого большого счастья и профессиональных успехов желает Вам начальник на новом рабочем месте или даже в новой стране пребывания. На моя взгляд, Reference Letter по описанному формату больше похож на стандартную справку с работы, дополненную выпиской из должностной инструкции и часами работы в неделю.

Давайте разберемся по пунктам, что необходимо иметь в эталонном письме:

  • Written on company letterhead — это стандартная шапка официального бланка компании. Даже у самых небольших компаний, где я работала был официальный бланк компании. Вот пример такого бланка:obrazec-firmennogo-blanka-organizacii
  • Signed by responsible officer/supervisor — означает, что на этом бланке должны стоять должность, ФИО и подпись лица либо старшего по должности (начальник отдела, генеральный директор, team lead итд) либо, например, человека, занимающегося учетом кадров на предприятии.
  • Show the company full address, telephone and fax numbers, e-mail and website addresses — эта информация скорее всего будет находиться как раз в Company Letterhead, если письмо будет на официальном бланке компании. Конечно у компании может не быть факса, публичного e-mail, но главное, чтобы был указан адрес и телефон, чтобы можно было связаться.
  • Stamped with the company’s official seal (if applicable) — Печать компании не является обязательной на Reference Letter, но является очень желательной. К примеру, если reference letter дает старший коллега, то у него может не быть доступа к официальной печати компании.
  • the specific period of your employment with the company — дата приема на работу и дата увольнения (или по настоящее время). Поскольку визовый офицер может позвонить в компанию и, скорее всего, он уточнит период работы — лучше убедиться, что даты работы указаны корректно.
  • the positions you have held during the period of employment and the time you spend in each position  — тоже довольно простой пункт письма, если Вас приняли на работу инженером и уволились Вы инженером, то достаточно просто написать, что «Иванов Иван Иванович действительно работал  в должности Инженера с хх.хх.хххх по уу.уу.уууу». Если же Вас приняли на работу младшим инженером, а покинули Вы работу старшим инженером, то необходимо будет написать данные за каждую позицию отдельно с датами работы в каждой позиции.
  •  the main responsibilities and duties in each position — это Ваши должностные обязанности. Этот пункт является довольно хитрым, поскольку опыт работы при иммиграции надо связывать с NOC (Канадским классификатором профессий), соответственно должностные обязанности должны быть похожими на должностные обязанности описанные на официальном сайте CIC. Например я — инженер по тестированию программного обеспечения (Software Test Engineer\QA Engineer), с помощью поиска по ключевым словам я нашла NOC 2173 Software engineers and designers. Дальше, когда я писала «шаблоны» Reference letter на подпись начальству я старалась, чтобы мои обязанности напоминали список из NOC. Некоторые люди полностью переписывают NOC, стремясь полностью подойти подо все пункты. На самом деле, это совершенно не обязательно, чтобы каждый пункт из обязанностей NOC присутствовал в письме. Более того, список полностью повторяющий NOC вызовет у визового офицера сомнения в подлинности этого письма. После того, как мне удалось собрать свои References я выписала списки обязанностей из каждого и отправила письмо на адрес noc@workingincanada.gc.ca с просьбой уточнить, верно ли я поняла свой NOC. Хотя они обещали ответить за 10 дней, уже через 2 дня мне пришло письмо, что все верно, мой NOC 2173. Так же нужно следить, чтобы обязанности в разных письмах не полностью, их обязательно надо модифицировать и перефразировать.
  • your total annual sallary plus benefits in each position — в этом разделе необходимо написать заработную плату, причем лучше всего писать её в рублях, а не пытаться перевести в другую валюту, так как получали Вы её именно в рублях. В Канаде принято везде указывать зарплату за год, но в России принято указывать ежемесячный или средний месячный заработок — поэтому логичным будет указать его именно так. В качестве бонусов можно указывать размер премий или социальный пакет, ДМС, питание, компенсацию связи, но это не обязательно а по желанию. Не надо бояться указать маленькую зарплату, визовые офицеры знакомы с Российскими реалиями, главная цель этого пункта — убедиться, что вы работали за деньги, а не волонтером.
  • the number of hours worked per week in each position — важный пункт Reference letter, который не стоит пропускать, поскольку именно по нему будет определено была ли эта работа на полный рабочий день (больше 30 часов в неделю) и соответственно засчитывать её или нет.

Хорошим тоном, так же, считается добавить визитку лица, подписавшего Reference, официальную листовку компании или что-то подобное, но в требованиях этого не указано, поэтому это совершенно не обязательно.

Реальное Reference Letter

Поскольку в России не принято получать и выдавать Reference letter, у большинства будущих иммигрантов получение писем превращается в жуткую головную боль. У каждого второго есть история о том, что компания закрылась, что директор уехал жить за границу, что отношения со всем после ухода остались напряженные или, что политика компании не позволяет делать выписки из должностной инструкции.

Additional supporting documets — как видно из официального требования, к Reference Letter возможно прикрепление дополнительных документов, которые смогут заполнить «белые пятна» в истории трудоустройства. Эти документы не надо прикреплять если Ваши Reference Letters — эталонные, они уже содержат всю необходимую информацию.

Copies of work contracts — это копия трудового договора. Переводить трудовой договор, если он существует на английский язык дело затратное, поэтому если есть возможность доказать опыт работы без него, конечно же  следует так поступить.

Copies of pay stubs —  это, например, расчетные листки, иногда такие листки выдаются при увольнении, иногда рассылаются на почту. Можно попробовать получить расчетный листок в бухгалтерии.

Теперь давайте поговорим о ситуации, когда Reference Letter получить не удается или удается, но в нем не хватает информации. Ниже я приведу список документов, которые в Российских реалиях могут заменить письма.

Справка с работы.

Форма справки с места работы – произвольная и обычно она оформляется на официальном бланке компании формата А4. Всегда можно попросить отдел кадров (бухгалтера, генерального директора) выдать справку с места работы, мне еще ни одну предприятие не отказало, но детализированность справок очень разнилась, видимо я не умею приносить шоколадки и бутылки. Но в целом, справка с работы может полностью соответствовать требованиям к Reference letter, что означает, что она будет единственный документом, который нужно будет предоставить.

Образец самой лаконичной справки, которую мне удалось раздобыть:

 

Reference_Strider_J_anon

Такую справку (кстати справка переводится как Reference) обязательно нужно дополнить документами, чтобы были покрыты все требования, указанные выше.

Как подтвердить список обязанностей
  1. Взять Должностную инструкцию, которая, если Вам повезло находится в комплекте документов, которые Вы получили при трудоустройстве, как дополнение к трудовому договору.
  2. Попросить в отделе кадров или в бухгалтерии выписку из должностной инструкции, пусть заверят ее печатью, подписью, на что удастся их уговорить.
  3. Взять Reference с обязанностями от коллеги, где он опишет Ваши обязанности. Коллега может не знать Вашу заработную плату, или даты приема- увольнения с работы и это нормально. Пусть напишет свою должность, Вашу должность и обязанности.
  4. Взять Reference с обязанностями от заказчика или партнера из другой компании, с которым Вы работали. Такой вариант можно рассмотреть, когда начальство упорно твердит, что должностные обязанности даже в общих словах — коммерческая тайна и не разрешает другим коллегам подписывать Referenc’ы. Если подумать, то наверняка найдется кто-то, с кем Вы пересекались и кто не связан NDA.
  5. Последний вариант, к которому можно прибегнуть только в крайнем случае, когда никакие другие способы не действуют — написать Letter of  Explanation (LoE), в котором рассказать о ситуации. Лучше даже приложить справку, в которой написано, что должностные обязанности это коммерческая тайна и не могут рассказываться направо-налево. При этом, конечно же, в письме, рассказать в общих чертах свои обязанности.
Как подтвердить заработную плату
  1. Справка 2-НДФЛ. По Трудовому кодексу, такую справку работодатель обязан предоставить Вам по письменному требованию в течении 3 дней, именно поэтому проблем с получением такой справки обычно не бывает.
  2. Записки расчеты, расчетные листки и другие формы вроде Т-61, 182-Н и прочие которые выдаются при увольнении или по запросу — так же могут служить доказательством того, что вы получали заработную плату в этой компании.
  3. Справка из банка, если у Вас был подключен «зарплатный проект» с движением по счету, тоже может являться доказательством наличия дохода в период работы.

И конечно же, подтверждением сразу нескольких пунктов может быть трудовой договор, контракты с партнерами, договор подряда, трудовая книжка в конце-то концов, и другие документы, которые могли остаться после трудовой деятельности.

Если компания, в которой Вы работали, прекратила свое существование, как юридическое лицо, но у нее есть правопреемник, то об этом можно указать в Reference Letter, взяв его от лица новой компании.

Язык Reference Letter

Первым рефлексом, после того, как я узнала, что нужно собирать Reference Letter который у меня возник — было получить их на английском языке. На самом деле, у этого подхода есть плюсы и минусы, как и наоборот.

  1. Документы, собранные на английском (или французском) языке не надо переводить — следовательно вы экономите деньги на переводе.
  2. Звонок с подтверждением из консульства будет скорее всего на том языке, на котором написан Reference. Соответственно, если человек, подписавший Reference Letter на английском плохо говорит по английский, то это может вызвать вопросы у визового офицера который будет проводить проверку о подлинности такого письма. Очень редко, когда Reference выданный на английском, проверяется звонком от русскоговорящего проверяющего.
  3. Для получения номинации по  провинциальной программе, иногда нужно собрать такой же комплект документов, как и для Express Entry профиля, в том числе и оригиналы Reference Letters, которые не возвращаются. Все мои Reference добыты большим трудом и мне не хотелось бы еще раз проходить этот процесс для всех организаций. Однако, в требованиях к документам, написано, что в случае, если язык документа отличен от английского или французского, то присылать надо заверенную копию и перевод! Даже, если Вы сейчас не собираетесь подавать документы на провинциальную программу, то вполне возможно, что еще соберетесь в будущем или вам еще пригодятся оригиналы писем.
Почему бы не рассказать об этом всем?Share on VKShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterEmail this to someonePrint this page

44 thoughts on “Иммиграция в Канаду. Подтверждение опыта работы. Как писать Reference letter

  1. Подскажите,пожалуйста, я была наемным работником у Частного предпринимателя, у которого ни бухгалтера ни списков моих обязанностей нет. Если я сама напишу список и дам его подписать моему работодателю, это будет иметь какую-то силу? Как быть с часами работы, они нигде не зафиксированы. Заранее спасибо

    1. Разобрались в личке, что референс от работодателя с указанием всего перечисленного в списке требований. это необходимый и достаточный документ. 🙂

  2. Доброго дня!То есть нужно сделать переводы «Copies of work contracts»и «Copies of pay stubs» и всех-всех референсов и других подтверждающих документов?

    1. Для подтверждения опыта работы нужен референс и только референс, который соответствует всем требованиям. В случае, если получить референс нет возможности, например компания закрылась, тогда да, нужно собирать любые другие документы подтверждающие те вещи, которые не удается подтвердить. Например референс от бвышего начальника на белом листе бумаги + трудовой договор + трудовая книжка + 2НДФЛ. Или если референс не полный, компания отказывается указывать зарплату, тогда надо дополнить его 2НДФЛ формой.

      И да, все документы не на англйиском или русском надо переводить.

  3. Добрый день! Готовлю референс. Планирую с существующей работы увольняться, и хочу сделать референс как Рекомендательное письмо. Это ж верно будет, если структура и требования будут соблюдены? Теперь вопрос про зарплату. Я из Украины и не вся зп чистая. Можно ли указывать реальную (какую руководитель и платил) или можно получить проверку из налоговой и бан от Канады в таком случае?

    1. Добрый день!
      Да строгой формы для для референса нет, мои вообще были в виде стандартных справок с работы, только еще с дополнением про обязанности. Главное, чтоб он содержал в себе все по требованиям.

      Указывать лучше всего белую заплату, главное в чем хочет убедиться офицер, это что вы не волонтерили, а работали за деньги. Офицеры сами запрос в налоговую делать не будут, но могут попросить вас предоставить налоговые документы, у нас в РФ это 2НДФЛ, думаю в Украине тоже есть аналоги. Сами суммы зарплаты не важны, а вот попасть в ситуацию, когда вы не сможете подтвердить документально то, что указали будет очень грустно.

      1. Спасибо за ответ! Юличка, а увас не осталось шаблона письма для отправки на соответствие обязанностей NOC? Можете поделиться?

        1. Вы имеете ввиду услугу, которую раньше можно было получить по почте? С нового года эти письма не доходят, они отключили почтовый ящик увы. Теперь узнавать NOC лежит на наших плечах 🙁

  4. Здравствуйте!

    Если я правильно поняла что вы описали в статье, то если есть эталонное письмо подтверждение,то справку с налоговой брать не обязательно?

    1. Да, все верно. Документ который нужен — только reference letter, все остальные документы нужны, только если референс не удается получить. Однако, есть шанс, очень небольшой, что в процессе рассмотрения документов справку из налоговой вас все таки заставят дослать. Это я к вопросу, что указывать в референсе все же стоит то, что можно подтвердить документально 🙂

  5. Здравствуйте! Спасибо за полезную статью)
    У меня вопрос по переводу. Ситуация такая: сами письма сразу на английском, но адрес компании и печати на русском. Нужно ли переводить, получается, только печати в таком случае?

    1. Я читала истории, что шапку не переводили и печать тоже, все было нормально. Но другой вопрос, что если компания не международная и референсодатель не говорит на английском, то это может вызвать подозрения у офицера. Если нет, то я наверно отправила бы так.

      1. Спасибо за ответ!
        В итоге я попросила, чтобы перевели и шапку, а печать остается на русском. И вот только заметила, что номер телефона есть только на печати, они хорошо читаются. Как думаете, пройдет?

        1. Ну можно добавить к референсу Letter of Explanation, где написать, что номер телефона на печати и продублировать его.

  6. Добрый вечер!
    Как Вы думаете получится ли сделать так, что если самому просто сделать этот Reference Letter и договориться с предприятием чтобы поставили печать и в случае запроса подтвердили о том что я действительно там работал?
    И такой вопрос, работал зарубежом по бизнес-визе более 2ух лет, официально не могу подтвердить опыт работы, т.к. работодатель не мог оформить рабочую визу, но эти 2 года крайне нужны для профиля в Express Entry т.к. предыдущий опыт работы не совпадает по той специальности по которой я планирую подаваться, что посоветуете делать в такой ситуации?

    1. Да, большинство людей именно так и поступают. Сами делают референс и просят только подписать и поставить печать компании.
      Я на вашем месте подумала как бы доказать этот опыт, не указывая того, что вы нарушали визовое законодательство страны. Может как удаленную работу, если ее можно такой считать? Так же для Express Entry не важно чтоб образование совпадало с опытом работы.

      1. Спасибо большое за ответ! Буду размышлять по какой профессии смогу подтвердить что работал удалённо:)
        У Вас очень качественный и полезный блог, продолжайте в том же духе, спасибо за Ваши усилия!

  7. Hello. Если официально не оформлен, то не стоит указывать этот опыт работы? Я верно поняла.

    1. Все очень индивидуально, если Вам предоставят референс по всем правилам, а так же вы сможете доказать что получали доход, если попросят, то можно попробовать указать.

  8. Добрый день! А как быть с зарплатой?! Вы же знаете, что многие у нас в стране получают её в конвертах и она очень отличается от официальной. Как тогда показывать доход? Спасибо

    1. Сумма зарплаты не так важна, визовым офицерам важно знать, что вы работали за деньги, а не волонтерили. Тут каждый решает сам за себя что указывать, зарплату которую он сможет подтвердить в случае чего трудовым договором и выпиской 2НДФЛ или указать реальную зарплату в референсе, если работодатель такой подпишет, и надеяться, что подтверждающих документов никто не запросит.

    1. «по настоящее время», как обычно. Но убедитесь, что на референсе будет стоять дата выдачи. Дата выдачи референса будет являться той датой по которую насчитывается стаж на этом месте.

  9. Добрый день. Подскажите по поводу NOC. Я тоже QA engineer и смотрел окончательно на НОК 2283, но прочитав вашу статью увидел, что вы указали НОК 2173. В описании НОК 2173 только раз указывается про software testing engineer, а так больше указаны архитекторы и дизайнеры. В НОК 2283 описываются обязанности test engineer (к обязанностям которого я все же больше подхожу). В СНГ когда говорят по QA engineer, то обычно обобщают и говорят не test engineer, а QA engineer. И в НОК 2173 нет ничего по тест план ( хотя QA engineer может его писать), а в НОК 2283 есть. Плюс смотрел вакансии в Канаде, то они ищут QA engineer, а main duties указывают как для НОК 2283.
    Знаю, что если подаваться по ЕЕ, то разницы нет между NOC A и B.
    Почему вы выбрали 2173? Он ближе по вашим обязанностям, чем 2283? Спасибо.

    1. Более того я скажу, что в итоге я прошла как QA Analyst 2171. Вся эта система NOC совершенно запутанная. Главное, чтоб обязанности в референсе совпадали больше чем на 50% с описанием NOC. Т.е. надо «плясать» от референса или наборот от NOC.
      1. Выбрали NOC -> Написали себе референс так, чтоб обязанности совпадали и подписали у руковдоства.
      2. Получили референс -> Пытаетесь подобрать NOC, чтоб обязанности совпадали.

      В целом разницы нет будет ли это 2283 2173 или вообще 2171. А вообще я писала в службу подтверждения NOC (noc@workingincanada.gc.ca) свое образование и обязанности из рефов и они мне сказали, что это 2173.

      1. Юлия, спасибо большое за информацию и блог. Пробую отправлять письмо дл уточнения NOC на адрес noc@workingincanada.gc.ca приходит ответ , что ящик не принимает письма, не сталкивались ли Вы с подобным и есть ли альтернативные пути связаться с кем-то на сайте канадского правительства для сверки обязанностей? Спасибо

        1. К сожалению это единственный известный мне способ, который периодически работает. Сейчас вот, увы снова отключен. Выбирайте NOC похожий на ваши обязанности и подгоняйте свой референс под эти обязанности, а не наоборот, так будет проще.

  10. Zdrastvuyte skajite pojaluysta v 2010 godu ya otkril IP
    Individualnoe pretpriyatie bil uchreditelem I sam naznachil
    Sebya gen direktorom zanimalas firma restorannim biznesom
    No ya prodal firmu ostavil business kak predrinimatel bez o
    Obrazovaniye yuridicheskogo litsa kafe rabotaet vopros
    Mne samomu napisat I podpisat ref. Letter I Kakiye
    Yeshyo doc. Mne nujno konttrakti,IGRPO FIRMI,litsenenzii
    Firmi,pismo ot munisipoliteta etr. Sposibo

    1. Если Вы работали в своей компнии, то это считается как self-employed. Референсы вам должны написать ваши клиенты, поставшики, арендодатели, кого найдете. Так же нужны учредительные и налоговые документы.

  11. Добрый день, спасибо большое за информацию. Хочу уточнить у Вас вопрос — если я работала на фирме 3 года на полной ставке,но на один месяц меня переводили на пол ставки, надо ли эту информацию указывать в ReferenceLetter и как правильно ее указать? спасибо

    1. Сложный вопрос, по идее конечно можно бы и указать, ведь это ни на что не повлияет. С другой стороны это незначительно и только перегрузит референс информацией. Дать совет затрудняюсь, придется Вам решать самостоятельно. 🙂

  12. Спасибо большое за обилие полезной информации. Прошу поделиться своим опытом, касаемо следующих вопросов:
    1. Перевод справки заверяется нотариально? Есть ли способы сэкономить на переводе когда переводишь сам?
    2. Похожий вопрос про 2НДФЛ. Нужно ли его переводить и заверять у нотариуса? Или достаточно будет оригинала, или оригинала с самостоятельным переводом?
    Заранее благодарю за помощь.

    1. 1. Нотариально заверять ничего не надо. Достаточно обычного заверения бюро переводов и их печати. Переведите сами и отдайте перевод только на коррекцию или просто договоритесь, чтоб вам поставили печать.
      2. Оригинал + Перевод заверенный в бюро переводов. Все документы не на английском и французском языке должны иметь перевод. И справки из банка и рееренсы и 2ндфл.

  13. добрый день, вот, что меня смущает. А работаю в маленькой компании и все ок. И вот мне нужно подойти и сказать, знаете, я собираюсь имигрировать в Канаду, нужно от вас письмо. И буду продолжать дальше работать. В мальнькой компании это как-то непросто. Даже не представляю себе пока.

    1. ну тогда надо хитрить) например надо для заочной учебы какой нибудь))) на курсы какие нибудь записались, а они иностранцы требуют…….. поверьте, наш народ мало когда вникает в детали. Может просечь только тот кто в теме)

    2. Вы можете попробовать сказать что вам нужна характеристика с работы для каких-либо других целей, например суда или может придумаете какую-то другую причину.

  14. Добрый день! Очень полезная информация!
    Возник такой вопрос, рекомендательные письма нужно брать на все места работы или только на те, которые я хочу указать как опыт работы?
    К примеру мое первое рабочее место (как часто бывает) подтвердить будет крайне проблематично (фирма закрылась, документов нет) и этот год работы мне не особо важен для опыта(помимо этого года у меня еще есть 4 года опыта работы), но в трудовой книжке он, конечно, прописан. И я вот думаю стоит ли заморачиваться и искать способы подтверждения 1 года работы помощником бухгалтера?

    1. Да, вы можете не доказывать опыт работы, за который не хотите баллов. А трудовая книжка все равно не нужна 🙂 Нужны только референсы.

  15. Здравствуйте! Огромное спасибо за столько полезной информации!
    Подскажите, пожалуйста, может быть, Вы с таким сталкивались. Я преподаватель ВУЗа, работала full-time, но, нагрузка на full-time бывает разная. Так, максимальное количество часов на ставку доцента — 800. То есть у меня full-time, но канадцев не устраивает мое количество часов и мне придется считать год за два, чтобы показать необходимые им 1560 часов? Что важнее в Reference: то, что работа full-time или именно количество часов?
    Спасибо!

    1. Офицеру важно знать удовлетворяете ли вы требованиям. В требованиях написано фуллтайм и какое количества часов считать за фуллтайм. Именно поэтому они требуют указывать количество часов в референсах, чтоб сравнить. Я не сталкивалась с такой ситуацией, но похоже, что Вам придется удваивать количество лет опыта для того чтоб считаться fulltime.

  16. Добрый день,
    спасибо большое за информацию, очень информативно=)

    Вопрос такой: как сильно отличается срок работы 2 года, 2,5 года и 3 года при начислении баллов?

    1. «Поиграйте» со считалкой баллов. Но я сразу могу сказать что проходной балл без 3х лет опыта набрать не получится.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.